Hatékony időmenedzsment – a Pomodoro technika

1839

Ha úgy érzed, hogy a tanulásban, vagy a munkavégzés során nem mindig vagy egyformán hatékony, egyik nap szinte bármire képes vagy, máskor pedig csak nézel ki a fejedből, akkor a Pomodoro technika az, ami segíthet a legtöbbet kihozni magadból.

A módszerről

A technikát – mely nevét a paradicsomról kapta -, az olasz Francesco Cirillo fejlesztette ki a ’80-as években és vált rövid idő alatt világszerte ismertté, mint a hatékony időmenedzsment egyik sarokköve. A névadás prózai volt, Cirillo az idő méréséhez az akkoriban divatos paradicsom alakú konyhai időzítőt használta.

A módszer lényege abban áll, hogy az elvégzendő tevékenységeket 25 perces szuperintenzív részekre és nagyjából 5 perces rövid szünetekre osztja fel.

Maga a módszer pofonegyszerű. Minden 25 perces időszak egy-egy „Pomodoro” melynek során csak az előre eltervezett tevékenységre szabad koncentrálni, minden egyéb zavaró tényezőt ki kell iktatni.

Tényleg ki kell iktatni! Vagyis zárd be a böngésződben a Facebook ablakot és az e-mail fiókodat, némítsd le a telefonod, és tedd oda, ahol nem látod, ha elkezd világítani. A lehetőségekhez képest a leginkább vágd el magad a külvilágtól.

Hatékony időmenedzsment, Pomodoro technika
A hatékonyság érdekében egy időre szabadulj meg tőlük!

Amikor vége van egy „Pomodoronak”, tarts egy rövid, 5-6 perces szünetet. Itt behozhatod a lemaradásod, és megnézheted a leveleidet, bár mi inkább mást ajánlunk helyette, de erről kicsit később.

Négy „Pomodoro” után  (ami így 100 perc munkát jelent 15 perc szünettel) következzen egy hosszabb, 20-30 perces szünet. Ez alatt az idő alatt az elme pihen és regenerálódik.

Kétségkívül elsőre furcsának tűnhet, hogy valóban növeli-e a hatékonyságot ez a sok rövid szünet, a kutatások azonban alátámasztják ezt.

Hogyan alkalmazd a Pomodoro technikát

Kövesd az alábbi lépéseket, hogy megtanuld a módszer helyes alkalmazást.

 

Első lépés – vedd számba a feladataid

Gondold át, hogy mit szeretnél az adott napon megcsinálni. Készíts egy feladatlistádat és becsüld meg, hogy hány „Pomodorora” lesz szükséged ahhoz, hogy végezz az összes feladattal (ne feledd belevenni a szünetek időtartamát is, ezek is a hatékony időmenedzsment részei). Így ütemezve jobban fogod látni, hogy mi fér még pluszban bele egy napodba.

Mielőtt nekikezdenél egy feladatnak, bizonyosodj meg róla, hogy minden adott az elmélyült munkavégzéshez, vagy tanuláshoz. Kézközelben van a laptopod töltője, elő van készítve jegyzetfüzet és íróeszköz, van innivaló az asztalodon…

 

Második lépés – állítsd be az időzítődet

Bár Cirillo 25 perces blokkokat ajánl, érdemes kísérletezgetni, mivel különböző ideig vagyunk képesek egy dologra koncentrálni.

Ha szeretnéd a koncentrációs képességedet fejleszteni – ami az idő haladtával egyébként egyre csökken – akkor érdemes elolvasnod ezt a korábbi bejegyzésünket is.

Mindenesetre az első alkalommal nem követsz el hibát, ha az ajánlott 25 perccel kezded.

Hatékony időmenedzsment, Pomodoro technika
Egy app is segíthet

Ha teljesen autentikus szeretnél lenni, keresd elő a pincéből vagy a padlásról a tojásos időzítőt. Ha nincs, 1000-1200 forintért már be lehet szerezni, vagy a hivatalos oldalról rendelni hatos csomagban. Angol nyelvű könyvet is rendelhetsz hozzá, a hivatalos oldalnak megfelelő árazással… (http://pomodorotechnique.com/timer/ )

Esetleg tölts le a telefonodra egy alkalmazást és használd azt.

Ahogyan már írtam, zárd el magad a külvilágtól amennyire csak lehetséges. Otthon persze ez könnyebben kivitelezhető, de a munkahelyeken is megtalálhatod a módját annak, hogy ne szakítsanak meg a kollégáid.

Akár szólhatsz is nekik, hogy most fontos dolog van, ne zavarjanak, de egy feltett fülhallgató vagy becsukott ajtó is erős jelzés értékű.

 

Harmadik lépés – foglalkozz a feladatoddal, csak a feladatoddal

Amint elindítottad az időt, fókuszálj a feladatra, amennyire csak lehetséges. Ne feledd, hogy 25 perced van elérni azt, amit kitűztél magad elé. Ha eszedbe jutna, hogy e-mailt kell írnod, vagy lecsekkolnád a Facebook fiókodat, akkor vegyél erőt magadon és hagyd későbbre. Ami más feladat, program eszedbe jut, azt írd fel egy papírra és foglalkozz vele máskor.

Tehát fordítsd minden figyelmedet és energiádat arra, amit éppen csinálsz.

Ha az idő lejárta előtt befejezed a feladatod, kezdj nyugodtan bele más feladatokba, de ne jutalmazd magad azzal, hogy hosszabb szünetet tartasz.

TIPP:

Ismétlődő munkáidnál jegyezd le, hogy mennyi “Pomodoro” volt végezni velük, így a következő tervezésnél már pontosabban tudod megbecsülni, hogy mennyi idő szükséges az adott feladatra. Az idő előrehaladtával pedig látni fogod, hogy hogyan leszel a módszer segítségével egyre hatékonyabb.

Negyedik lépés – mindig tarts meg a rövid szüneteket

Amikor az időzítő megszólal, mindig tarts meg az 5-6 perces szünetet. Ha épp egy folyamatban vagy benne, akkor is állj fel mellőle, mert még ha nem is érzed, az elmédnek szüksége van erre a rövid pihenésre és feltöltődésre.

Talán felmerül benned, hogy a munka megszakításával időt fogsz veszíteni, de a rendszeres szünetek visszaállítják az energiaszintedet és fokozzák a produktivitást. Ez pedig jóval többet ad, mint amennyi időt elvesz.

Cirillo szerint ugyanis a hatékony időmenedzsment tekintetében a magas energiaszint sokkal fontosabb tényező, mint az idő. A Pomodoro módszer lényege, hogy fenntartsa a megfelelő energiaszintet. Így nem fogsz időt pazarolni arra, hogy olyankor is dolgozz, amikor már alacsony a koncentrációs képességed és kimerültél.

A legnagyobb hatékonyság érdekében használd a szüneteket arra, hogy felállsz az asztal mellől. Sétálj, csinálj pár tornagyakorlatot, vagy csak nyújtózkodj párat. Bármilyen mozgást is végzel, az hasznodra válik, hiszen megmozgatod azokat az izmaidat, amiket ülés közben nem használsz, és pihentetsz párat, amiket igen.

Az egyik legnagyobb kihívás, hogy ilyenkor próbálj meg fejben is elszakadni a munkától, ez egyébként csak sok gyakorlás után fog többé-kevésbé sikerülni. Azért nagyon fontos ez, mert az agyad ilyenkor rögzíti a megszerzett információkat és mélyíti el azokat.

Csinálj tehát olyan dolgokat, amik nem igényelnek túl nagy figyelmet.

A másik nehéz dolog, hogy állj ellen a kísértésnek, hogy a rövid szünetekben a leveleidet nézd. Esetleg a Facebookot illetve egyéb social médiát böngéssz. Arra lesz később is időd.

 

Ötödik lépés – folytasd a munkád, majd tarts egy hosszabb szünetet

A módszer szerint négy “Pomodoro” után tarts egy hosszabb, 20-30 perces szünetet. Ez alatt mozogj, olvass, tízóraizz vagy bármi olyat csinálj, ami eltereli a figyelmed a munkáról.

Ne feledd, hogy a lényeg az, hogy fenntartsd a megfelelő energiaszintet. Éppen ezért a módszer szabályai sincsenek kőbe vésve, inkább csak egyfajta keretet és iránymutatást adnak.

Hatékony időmenedzsment, Pomodoro technika
A délután során már sok az üresjárat

Figyelj a tested jelzéseire, ha már fáradtnak érzed magad, vagy rendre elkalandozik a figyelmed, akkor tartsd meg előbb a hosszabb szünetet.

Kísérletezd ki, hogy milyen beosztás a legmegfelelőbb számodra, mikor vagy a leghatékonyabb. Van, aki 5 “Pomodorot” tart rövid szünetekkel és csak utána egy 30 percest, van, aki már 3 után leteszi a feladatait 20 percre.

Az is természetes lehet, hogy más a délelőtti és a délutáni beosztásod, mint ahogyan az is, hogy a hétvége közeledtével egyre jobban fogynak a tartalékaid és leszel egyre hamarabb dekoncentrált.

Amikor megtalálod a számodra ideális beosztást, rá fogsz döbbenni, hogy mennyi mindent el lehet végezni egyetlen munkanap alatt és milyen az igazán hatékony időmenedzsment.

 

Érvek

Számtalan előnye van annak, ha a Pomodoro módszert alkalmazod:

  • A rövid koncentrált időszakok alkalmasak arra, hogy kisebb, belátható részekre osszanak nagy feladatokat, melyek elvégzés így kevésbe tűnik majd nyomasztónak, és hatékonyabban fogod tudni beosztani az idődet.
  • Arra is ösztönözni fog, hogy minimalizáld a zavaró körülményeket, mivel tudod, hogy rövid határidőkkel dolgozol.
  • A kutatások egyöntetűen alátámasztják, hogy a rendszeres szünetek jót tesznek az egészségednek és növelik a koncentrációs képességet. Ez pedig a hatékonyságodat fogja emelni.
  • Szintén jól alkalmazható módszer a figyelemzavaros gyermekeknél, akik csak rövid ideig képesek egy adott dologra fókuszálni.
  • A több rövid szünet arra is jó, hogy ilyenkor összeálljanak a fejedben a gondolatok, ilyenkor születik meg a legtöbb „AHA” érzés is.
  • Elég időt fordítva a pihenésre és feltöltődésre munka közben sokkal kevésbé leszel fáradt estére, és ezt a családod is értékelni fogja.

 

… és ellenérvek

Mint minden módszer, ez sem megfelelő mindenki számára:

  • Sokan zavarónak találhatják a sok szünetet, különösen akkor, ha „ihletett állapotban” vannak.
  • Akkor is nehéz vagy épp lehetetlen alkalmazni a módszert, ha olyan a munkád, ahol szinte folyamatos kapcsolatban kell lenned a kollégáiddal vagy az ügyfelekkel.
  • Van, akinek egyszerűen a természete nem tudja befogadni ezt a kötött stílust és ezért nem alkalmazza ezt a módszert.

 

Összegzés – hatékony időmenedzsment

A Pomodoro módszer egy rendkívül egyszerű, könnyen alkalmazható technika, amihez pusztán akaratra és egy időzítőre van szükséged a hatékony időmenedzsment kialakításához.

Bátran próbáld ki, veszíteni valód nincs! Ha tetszett az anyag, nyomj rá egy likeot. Köszönjük!

Forrás: pomodorotechnique.com, mindtools.com

2 HOZZÁSZÓLÁS

  1. […] Tűzz ki határidőket olyan tevékenységekhez, melyek hozzátartoznak a rutinodhoz, de eddig nem voltak időhöz kötve. És ha már kitűzted, tartsd is őket. Ezek betartása az akaraterő mellett az időmenedzsment készségedre is jó hatással lesz. Ha utóbbival alapból is nehézségeid vannak, akkor mindenképp olvasd el, és alkalmazd az egyik leghatékonyabb időmenedzsment módszert, a Pomodoro technikát. […]

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here