To-Do lista, kulcs a hatékonysághoz

1377

Szoktad érezni azt, hogy egyszerre túl sok munkád vagy tanulnivalód van? Előfordul, hogy elmulasztod a határidőket, vagy egész egyszerűen elfelejtesz feladatokat?

Mindezek azt mutatják, hogy nincs egy hatékony To Do listád, pedig szükséged lenne rá. Ez egy olyan lista, amely fontossági sorrendben tartalmazza az összes elvégzendő feladatodat.

Ha vezeted, akkor biztos lehetsz abban, hogy nem fogsz semmilyen fontos dolgot elfelejteni, hiszen minden írásban van rögzítve. A fontossági sorrend miatt ráadásul azt is láthatod, hogy mi igényel azonnali cselekvést és mi az, amivel még ráérsz.

Használatával jobban szervezettek lesznek mindennapjaid, hatékonyabb és magabiztosabb leszel.

To Do lista készítése

Töltsd le ingyenes sablonunkat, majd kövesd az alábbi lépéseket!

Első lépés

Írd le az összes feladatot, amit belátható időn belül el kell végezned! Ne mérlegelj, ne állíts fel fontossági sorrendet, egyszerűen csak ömlesztve írd le az ÖSSZES feladatot. A komplex folyamatokat szedd kisebb, maximum néhány óra alatt teljesíthető részekre.

Célszerű, ha külön listát vezetsz az otthoni és a munkahelyi feladatoknak.

todo lista otthon
Mivel teljesen más feladatok várnak otthon, mint a munkahelyeden, vezess inkább külön listákat.

Második lépés

Nézd át a listát és most állíts fel fontossági sorrendet! Kezdetben használj három szintet, pl. (F) fontos, (Á) átlagos, (R) ráér. Ezeken később a gyakorlatnak megfelelően változtathatsz. Mindegyik tevékenységhez írd oda, hogy melyik szint tartozik hozzá.

Ha túl sok lenne a fontos feladat, akkor gondold végig még egyszer és a kevésbé lényegesnek ítélteket minősítsd át átlagosra.

Azt is írd le, hogy várhatóan mennyi időt fog egy-egy feladat igénybe venni. Így, ahogy halad előre a  nap, látni fogod, hogy mi fér – vagy nem fér – még bele az idődbe és át tudod szervezni a feladataidat. Ez azért is hasznos, mert a későbbiek során, az ismétlődő tevékenységeknél pontosan tudni fogod, meg mennyi idővel tervezz, nem csak emlékezetből saccolod a kb fél órát.

A To-Do lista használata

A lista használata egyszerű. Elsőként megcsinálod a fontosnak ítélt feladatokat, és szépen haladsz a ráérősök felé.

Azonban ahogy mindenütt, az ördög itt is a részletekben lakik.

Ahhoz, hogy a lista hatékonyan tudja támogatni mindennapjaidat, mindennap használnod kell. Erre eleinte szinte biztosan figyelmeztetni kell majd magad, de hamar szokássá válik, hogy reggel átnézd és e szerint tervezd meg a napodat.

TIPP: Mivel reggelente vagy a legproduktívabb, készítsd el még előző este, így nem fogsz másnap hasznos időt veszíteni vele.

A másik sarkalatos pont a lista hossza. Attól függően, hogy milyen személyiségtípus vagy, illetve hol és mit dolgozol, lehet a lista egészen rövid, vagy hosszú is.

Van, aki annak örül, ha 7-ből 7-et teljesít, míg más felír – akár több napra – 20-25 dolgot is, és az motiválja ha látja, hogyan fogy a giga-lista. Próbáld ki, hogy Neked melyik válik be inkább és használd azt.

Túl a papíron

Már a lapra írt To-Do lista használata is óriási előrelépésekhez vezet, de a szoftveres megoldások egy más dimenzióba helyeznek.

A program emlékeztet a találkozóidra, vagy arra, hogy ki kell venni a csirkét a sütőből. Megoszthatod a listát másokkal, ha például csapatban dolgozol és nem mellékes, hogy szinkronizálhatod a telefonodra is. Az adott szoftvertől függően pedig még rengeteg más hasznos dolgot is beállíthatsz.

Szoftverből pedig jónéhány van. Kezdve az alap MSWord vagy MSExcel használatától a már komoly Todoist-ig, vagy az általunk is használt Wunderlist-ig. Van persze Gmailnek is asztali gépes verziója, és sokféle app is jelen van a piacon. Ennek az Origos cikknek a végén olvashatsz néhány leírást róluk.

Próbáld ki a használatát és növeld ezáltal is a hatékonyságodat!

1 hozzászólás

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ

Please enter your comment!
Please enter your name here